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    新聞動態

    淺談機床企業的經銷商資信管理

    經銷商是機床企業銷售渠道里的一個關鍵環節,廣大機床企業應高度重視經銷商管理問題,尤其是在經銷商的資信管理方面?!百Y信”兩個字不難理解,“資”通常指流動資金是否充足;“信”是指經銷商能否誠實守信。資金足、信譽好,就表示經銷商的資信好。
     

     

      W機床股份有限公司是業內知名的廠家之一,專注于數控機床及普通銑床的研發與生產,近年來發展較為迅猛,企業的銷售業績不斷增長。在機床行業的經銷商中,中小型經銷商占絕大部分,由于中小型經銷商普遍實力不強、資源有限,且管理系統及信息技術落后,加上不愿披露任何銷售數據,所以廠家對其資信管理相對較困難。另外,中小型經銷商很容易受市場環境、政府決策的影響,財務狀況容易出問題,所以監控(特別是對銷售回款的追蹤和回收)難度很大。但是W機床公司經過多年的努力,總結出一套對經銷商資信管理行之有效的方法,值得大家學習借鑒,筆者從三個方面展開來說。
     
      搜集經銷商資信信息的方法
     
      直接調查法:是W公司在對經銷商進行資信調查時,運用得最頻繁、最經濟,也是最能把握真相的調查方法。
     
      直接調查法的實施要點:(1)講究問話技巧,盡量避免開門見山的詢問探聽,多采用旁敲側擊的問話技巧;(2)注意觀察總經理室、業務部門及公司內員工的出勤情況,留意相關業績目標口號、銷售數量圖表、倉儲管理統計圖等;(3)不卑不亢,態度要和藹,盡量運用工作術語,切莫趾高氣昂,令人畏懼;(4)偶爾需要出其不意進行突擊拜訪,盡量設法走到其公司各個死角進行觀察。
     
      委托征信法:是指利用專業的資信調查機構來調查經銷商的信用狀況及付款能力,撰寫商業資信報告,以盡可能保障交易安全的方法。
     
      財務分析法:是指以財務報表為中心,用數量分析的方法,判斷一家經銷商的經營能力、收益能力、資金周轉能力、償還能力及財務結構,以明了其運營機制是否健全。財務分析法的關鍵一步是要拿到經銷商未修飾的財務報表。
     
      事實上,要拿到經銷商的財務報表,也未必像我們想象的那么難。W機床公司的市場總監跟筆者介紹,其公司從剛成立之初就認為掌握經銷商的信用狀況是一項很重要的工作,為了掌握經銷商真實的財務及運營情況,最直接的方法就是從經銷商的財務報表里發現真相。W公司并不認為,向經銷商開口索取財務報表,似乎破壞了商業行規,他們認為任何交易的締結,都是建立在兩廂情愿的基礎上。
     
      運用財務分析法時,必須結合相關的基礎數據。因此廠家在向經銷商索取財務報表時,還須要求對方提供相關補充報表??筛鶕涗N商規模的大小,酌情要求其提供下列補充報表:產銷量值表、銀行借款明細表、長期負債明細表、成本明細表等財務資料。同時,要特別注意上述報表的適用性及正確性,判定其是否符合下列四個條件:規范性,一切賬目都要符合公認的基本會計準則;完整性,內容要充實且完備;時效性,數據必須具有時效性,不能與實際情況脫節;公正性,最好經由立場中立、客觀的會計師事務所核查并公證。
     
      經銷商分級管理
     
      經銷商分級,是資信管理工作中的基本步驟。我們通??梢园呀涗N商劃分為重要經銷商、經常往來經銷商、偶爾往來經銷商三個層級。當然也有的機床廠家將經銷商按照交易風險的大小進行劃分,如風險低的經銷商、風險一般的經銷商和風險高的經銷商,從而分別進行管理。W機床公司則依據經銷商的重要程度和交易風險,將其分為以下兩個層次。
     
      核心經銷商:W公司將交易比率最高的前五大經銷商列出來,單獨對他們進行信用管理,并定期做征信評估,有效掌控這些重要經銷商的經營動態,以防患于未然。尤其當主要經銷商是純個體私營業態的,更需嚴密監控。機床企業如果能把核心經銷商的檔案管理好,并對其定期進行信息維護和數據分析,對于降低廠家的經營風險會有很大幫助。
     
      不良經銷商:對于有拖欠賬款記錄或習慣性逾期付款的經銷商,W公司將其歸類為風險較高的經銷商。雖然這類經銷商目前暫時沒有危險,但是由于潛在的賬期風險很大,公司特地安排了專人隨時掌握其經營動態,進一步緊縮其交易,并考慮最終改用“現款現貨”的交易方式。如果經銷商拖欠賬款的現狀仍不改善,W公司將毫不客氣淘汰這批經銷商。
     
      設定信用額度
     
      所謂設定信用額度,即由廠家針對不同交易經銷商設定不同的最大賒銷金額,凡是不超過該金額的交易,均可以用信用方式進行。
     
      經銷商不可能全都是可靠的,總會有一些不講誠信的經銷商,借故或無故延遲付款,雖然最終還是支付了貨款,但是,廠家仍花費了許多不必要的成本來催收賬款,而且還損失了幾個月的利息。因此,為了追求利潤最大化,W機床公司對經銷商設置了一定的信用額度。
     
      1、設定信用額度的好處
     
     ?。?)簡化審核流程。在正常狀況下,銷售人員在交易發生之時,就可以在信用額度內自行決定,不必層層匯報或請示裁決。
     
     ?。?)促進銷售。對于賒銷金額在其信用額度范圍內的經銷商,則可放心交易。由于銷售人員事前都明了每一個經銷商的信用額度,因此在正常狀況下,只要經銷商的訂貨金額在信用額度的范圍內,銷售人員就可以自行決定,當場成交,贏得先機。
     
     ?。?)加強催賬功能。收款人員可以根據經銷商的信用額度使用情況,決定銷售回款的催收時機和催收辦法,以快速收回欠款,減少資金積壓,進一步提高資金周轉能力。
     
     ?。?)改善運營狀況。經銷商可以根據自己的財務狀況和實際購買需要,合理安排訂貨及付款,以避免無謂的訂貨及資金積壓,使運營正?;?。
     
     ?。?)提高交易速度。當經銷商再次購買時,廠家授信人員一接到訂貨單,就可以馬上查核對方銷售回款及應收票據的余額,再加上此次訂貨金額,計算出累計總金額之后,再看是否超出其信用額度。如果在額度內且該經銷商沒有其他異常征兆,就可以立刻自動通過審核而出貨;若超出額度過多,應該馬上轉呈上級,由上級斟酌是否發貨。
     
     ?。?)使債權管理更有效率。在設定經銷商信用額度的過程中,我們可以掌握每一個經銷商的特性,準確把握整體債權的管理重點,對于賒銷貨款在規定的信用額度范圍內的,可以放心采取信用交易的方式,使債權管理更具效率。
     
     ?。?)節省資信調查的成本。不必在每一筆交易之前都進行資信調查,多數時候廠家可以直接參考已設定的經銷商信用額度做決策。對于欠款較多或超過信用額度的經銷商,必須定期進行資信調查;至于在信用額度內或欠款較少的經銷商,則不必經常大費周折,而可以采取不定期的方式,進行小范圍的資信調查,從而節省資信調查的人力、物力和時間等成本。
     
     ?。?)完善賒賬督察體制。債權管理的主要目的,在于防止不良賒賬的增加。由于建立了授信額度制度,把經銷商的信用額度作為控制出貨的依據,進一步完善了賒賬督察體制,從而實現了“風險最小化,利潤最大化”的經營目標,也使廠家能更專心于研發生產。
     
      2、信用額度的設定方法
     
      信用額度的設定是有講究的,W機床公司從自身實際情況出發,研究了以下五種方法:
     
     ?。?)同業比較法。在決定是否和新開發的經銷商做第一筆生意時,W公司會先打聽一下其他同行廠家授予該經銷商的信用額度,然后直接設定相似的信用額度。這種方法目前在國內機床行業頗為盛行,故又稱“搭便車法”,其優缺點如下:
     
      優點:省時、省力;交易效率高。缺點:同行業廠家的信用額度信息不易獲得;即使獲得,其可靠性及真實性仍有待求證;容易造成銷售人員或信用管理人員的惰性;依賴他人,缺少自己的風格與主見。
     
      可見,由于同業比較法利少弊多,所以不值得大力提倡,W公司也只是把其作為設定信用額度的眾多“參考數據”之一。
     
     ?。?)初次限額法。與新經銷商交易前,經簡單調查發覺其信用狀況尚屬良好時,W公司會暫且給對方設定一個“初次限額”,經過一段時間的交易往來后,再根據這段時間的觀察結果和經驗總結,重新設定或修正信用額度。這種方法在業界使用得非常普遍。
     
      優點:牛刀小試,穩健踏實;掌握時效,交易迅速,不影響雙方關系。缺點:缺乏合作信心;限制銷售。
     
     ?。?)銷售預測法。由銷售人員依據全年度對每一經銷商的銷售目標及賒銷賬期而設定的信用額度,其計算方式非常簡單。即:信用額度=全年銷售目標×貨款收回期限(月)÷12(月)。
     
      優點:計算十分簡便;銷售人員可以根據經銷商需求和計劃的銷售目標來確定。缺點:過度關注銷售目標,而忽視經銷商的實際信用狀況,難免造成存貨積壓,銷售回款居高不下;對于信用額度,如果由銷售人員自主設定,那么將會導致信用管理的鉗制功能失去作用,信用額度反成為銷售人員任意發貨的護身符。
     
     ?。?)資信調查專員設定法。由于銷售預測法容易導致風險管控功能喪失,因此,W公司繼續尋求更好的兼顧“利潤最大化,風險最小化”的信用額設定辦法。為避免銷售人員隨意設定信用額度,破壞公司良好的風險管控制度,最佳解決之道就是,經銷商的資信調查工作由信用部門的資信調查專員負責,經資信調查專員詳細調查經銷商的真實信用狀況,通過專業的信用分析工具,謹慎評估出經銷商發生呆賬的可能性,并根據多年經驗綜合考慮,從而為經銷商設定一個合適的信用額度。
     
      優點:精確合理,據此設定的信用額度較為準確;正常出貨,避免銷售人員故意提高經銷商信用額度而胡亂塞貨;專心銷售,銷售人員不至于因關注經銷商的信用狀況而分散注意力。缺點:延誤交貨時機;限額較為保守;容易導致銷售額萎縮。
     
     ?。?)折中法。為了避免以上四種方法的缺陷,W公司最近一年都采用折中法設定信用額度。
     
      先抓住生意。對于新經銷商先采取“初次限額法”和“同業比較法”,由信用部門暫定一個信用額度。如果經銷商訂貨額在限額內,則無需再經調查即可爭取時間先核準其訂貨,以免喪失銷售良機或造成經銷商不滿。與此同時,銷售部門再就調查結果向信用部門申請一個合適的信用額度。
     
      超過限額暫緩交易。如果銷售部門建議的經銷商信用額度超過信用部門暫定的初次限額時,先暫緩交易,由資信調查專員前往調查,經過資信調查之后,再由資信調查專員視具體情況設定該經銷商的信用額度。
     
      兼顧雙重目標。為避免資信調查專員在設定信用額度時過于保守,信用部門會在事前對資信調查專員進行專業指導和培訓,在設定信用額度時既要考慮廠家的銷售目標,又需同時達成信用管理所追求的“銷售量最大化”和“呆賬損失最小化”的雙重目標。
     
      W機床公司的市場總監跟筆者介紹,運用折中法時銷售部門和信用部門之間應多進行交流和溝通,因為不同主體之間存在認知上的差異,很容易導致兩個部門間產生矛盾。所以當遇到分歧的時候要積極進行溝通,最終達成一致見解。
     
      筆者特別要強調的是,無論采用何種方法,在設定信用額度時,一定要遵守以下“要點”:要反映現實,利用適當的評價要素及評價方法,盡可能地反映現實狀況;要認真客觀,用正確的態度設定授信額度;要多頭考慮,將交易額、交易條件及支付條件都納入考慮的范圍;要公事公辦,不可將私人恩怨摻雜其中;要管控成本,務必節約調查時間、人力、物力等資源。
     
      總之,資信管理是經銷商管理的重要環節,機床企業通過完善資信管理制度,能不斷提高銷售人員對于內部控制的認識,通過賒銷督察進一步提升銷售人員的職業道德和業務水平。當然,不同部門之間的“團隊合作”也是落實資信管理不可或缺的關鍵要素。具體來說,由銷售部門先行把關,同時配合信用部門做好授信額度的設定和管控,這樣一來,銷售部門和信用部門都成為降低企業經營風險的守護神。
     
      我們廣大機床企業應不斷完善對經銷商的資信管理,將經銷商的信用風險控制在最低范圍內,使企業通過與經銷商的交易實現利益最大化。

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